Datenschutzhinweise

TLScontact (nachfolgend „TLScontact“, „wir“, „uns“, „unser“ genannt) verpflichtet sich zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit der Kunden, die die TLScontact-Websites und -Dienstleistungen nutzen (nachfolgend „Kunden“, „Sie“, „Ihr“). Der Zweck dieser Datenschutzerklärung (nachfolgend „Datenschutzerklärung“) besteht darin, zu erläutern, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um sicherzustellen, dass Sie informiert bleiben und die Kontrolle über Ihre Informationen behalten.

TLScontact verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem Gesetz Nr. 1537 vom 3. August 2018 über den Schutz personenbezogener Daten.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter folgender E-Mail-Adresse:

TLScontact Datenschutzbeauftragter:E-Mail: [email protected]

TLScontact arbeitet mit Regierungen auf der ganzen Welt zusammen, um Visa- und konsularische Dienstleistungen für Reisende und Bürger bereitzustellen. Unser Kerngeschäft besteht in der Betreibung von Visumantragszentren im Auftrag staatlicher Behörden („unsere Auftraggeber“, „diplomatische Vertretungen“).

TLScontact ist Teil von TP, dem weltweit führenden Anbieter für ausgelagertes Kunden- und Bürgererfahrungsmanagement sowie digitale Geschäftsdienstleistungen.

Ihre personenbezogenen Daten (d. h. alle Informationen, die eine direkte oder indirekte Identifizierung Ihrer Person ermöglichen) werden im Auftrag unserer Auftraggeber (nachfolgend „Auftraggeber“) zum Zweck der Erbringung von Visa- und/oder Einwanderungsdienstleistungen sowie zur Durchführung administrativer und nicht-bewertender Aufgaben im Zusammenhang mit den genannten Dienstleistungen erhoben (siehe Abschnitt 1 dieser Datenschutzerklärung). Ihre personenbezogenen Daten können auch von TLScontact im eigenen Namen erhoben werden, etwa zur Erbringung spezifischer, im Allgemeinen mit den genannten Dienstleistungen verbundener Leistungen, zur Deckung geschäftlicher Anforderungen und/oder zur Gewährleistung der Sicherheit von Gebäuden, Mitarbeitenden und Besuchern (siehe Abschnitt 2 dieser Datenschutzerklärung).

Unsere Auftraggeber sind im Sinne des Datenschutzrechts Verantwortliche. Je nach Art der betreffenden Dienstleistungen oder Datenverarbeitung kann TLScontact entweder als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter tätig sein. Wenn TLScontact als Auftragsverarbeiter handelt, erhebt und verarbeitet es personenbezogene Daten ausschließlich im Namen und auf Anweisung seiner Auftraggeber.

3.1. Wie erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erhalten personenbezogene Daten über Sie, wenn Sie unsere Dienstleistungen zur Beantragung eines Visums nutzen.Vertreter können personenbezogene Daten in Ihrem Namen übermitteln. Wir überprüfen und validieren stets jede Person, die vorgibt, Ihr Vertreter zu sein, bevor wir Informationen über Sie akzeptieren.

3.2. Welche Daten erfassen wir?

Wir erheben nur personenbezogene Daten, die unsere Auftraggeber zur Einreichung eines Visumantrags oder zur Bereitstellung einer damit verbundenen Dienstleistung benötigen. Die Art und Kategorie der personenbezogenen Daten, die wir erfassen, hängt davon ab, für welches Visum/welche Dienstleistung Sie sich bewerben.

Wir erfassen folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Persönliche Angaben: Name, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Angaben zu Ihrem Reisedokument (z. B. Reisepass oder Ausweis), E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Familienstand, Postanschrift, Ort, Geburtsdatum, Fotos.
• Sensible personenbezogene Daten: gesundheitsbezogene Informationen, biometrische Daten (Fingerabdrücke, digitales Gesichtsbild), Aufzeichnungen über Straftaten, Gerichtsverfahren.
• Personenbezogene Daten von Ihnen nahestehenden Personen: Kinder, Eltern, Ehepartner, persönliche Daten der einladenden Partei usw.
• Beruf, Ausbildung: berufliche und/oder Beschäftigungsaktivitäten, studentische Aktivitäten, Anschrift und Kontaktdaten des Arbeitgebers/der Bildungseinrichtung.
• Finanzdaten: Angaben zur Zahlungskarte, Bankverbindung, Sozialversicherungsdaten, Gehaltsnachweise, Steuerinformationen.
• Daten aus elektronischen Medien: Video- und Audioaufzeichnungen.

Diese Liste kann je nach Anforderungen des Auftraggebers variieren.Wenn Sie genau wissen möchten, welche personenbezogenen Daten für Ihren Visumantrag erfasst werden, wenden Sie sich bitte an die zuständige diplomatische Vertretung.

3.3. Wie werden Ihre personenbezogenen Daten verwendet?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals verkaufen oder in irgendeiner Weise ohne Ihr Wissen verwenden.Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur im Auftrag unseres Auftraggebers und gemäß dessen Anweisungen zur Bearbeitung des Visumantrags.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um:

• Ihre Identität zu validieren;
• Einen Termin für Sie in einem unserer Visumantragszentren (VAC) zu buchen;
• Sie bei Ihrem Visumantrag oder einem anderen Antrag zu unterstützen;
• Weitere Verifizierungsverfahren im Zusammenhang mit Ihrem Visum oder einem anderen Antrag durchzuführen;
• Ihnen die Möglichkeit zu geben, den Fortschritt Ihres Antrags zu verfolgen;
• Unsere Verpflichtungen im Rahmen unseres Mandats von unseren Auftraggebern zu erfüllen;
• Ihnen Mitteilungen und Benachrichtigungen zum Status Ihrer gewählten Dienstleistung zu senden.

Diese Datenverarbeitung basiert auf der Ausführung des Vertrags zwischen TLScontact und seinem Auftraggeber sowie auf der Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen.Für weitere Informationen über die Zwecke der Datenverarbeitung, die wir im Auftrag unseres Auftraggebers durchführen, wenden Sie sich bitte an die zuständige diplomatische Vertretung.

3.4. Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren gesetzlichen Verpflichtungen und den Anweisungen unseres Auftraggebers auf. In den meisten Fällen speichern wir keine personenbezogenen Daten, sobald der Visumantragsprozess abgeschlossen ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten in unseren Systemen nur so lange, wie dies zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist.Für weitere Informationen darüber, wie lange der Auftraggeber Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt, wenden Sie sich bitte an die zuständige diplomatische Vertretung.

3.5. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

TLScontact- und Teleperformance-Unternehmensgruppe:Wir können Ihre personenbezogenen Daten mit Unternehmen teilen, die zur TLScontact- oder zur Teleperformance-Gruppe gehören, wenn dies zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und zur Bereitstellung der entsprechenden Dienstleistungen erforderlich ist.

Staatliche Behörden und diplomatische Vertretungen:Wenn Sie ein Visum oder eine andere Einwanderungsdienstleistung beantragen, werden Ihre personenbezogenen Daten an unseren Auftraggeber gesendet, d. h. an die ausländische diplomatische Vertretung, die das Land vertritt, für das Sie sich bewerben, und die als Datenverantwortlicher fungiert. Diese diplomatische Vertretung kann Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise mit einer zuständigen Regierungs-, Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörde zum Zwecke der Verbrechens- oder Terrorismusbekämpfung teilen. Wir können nicht kontrollieren oder bestimmen, wie Ihre personenbezogenen Daten nach deren Weitergabe von der diplomatischen Vertretung verwendet werden, da sie als Datenverantwortlicher agiert. Wir empfehlen Ihnen dringend, deren Datenschutzerklärungen ebenfalls zu lesen (einschließlich der Informationen in den Visumantragsformularen).

Dritte aus rechtlichen Gründen:Wir können personenbezogene Daten an Dritte weitergeben, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und auf Anfragen von Regierungsbehörden zu reagieren, einschließlich Strafverfolgungs- und anderer öffentlicher Behörden – auch außerhalb Ihres Wohnsitzlandes.

Dienstleister, die in unserem Namen arbeiten:Wir können Ihre personenbezogenen Daten an unsere externen Dienstleister, Subunternehmer und andere Partnerorganisationen weitergeben, um Aufgaben zu erfüllen und Dienstleistungen in unserem Namen zu erbringen. Wir geben nur personenbezogene Daten weiter, die zur Erbringung der betreffenden Dienstleistungen erforderlich sind.

Die Dritten, die uns bei der Bereitstellung von Dienstleistungen unterstützen, sind insbesondere:

• Technologische Dienstleister zur Bearbeitung Ihres Antrags;
• Dienstleister und Partner für Logistik-, Transport- und Lieferdienste und/oder deren Partnerstellen.

Vor der Weitergabe personenbezogener Daten stellen wir sicher, dass alle Dienstleister vertraglich verpflichtet sind und nachweisen können, dass Ihre personenbezogenen Daten:

• Sicher und vertraulich aufbewahrt werden;
• Nur so lange gespeichert werden, wie es für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist;
• Nicht für andere Zwecke als die beantragte Dienstleistung verwendet werden;
• Nicht zu Marketingzwecken durch Dritte verwendet werden, es sei denn, Sie haben dem ausdrücklich zugestimmt.

Weitere Dritte:Um unsere Servicebereitstellung zu überwachen, Menschenhandel zu verhindern und schutzbedürftige Personen zu schützen, können unsere staatlichen Auftraggeber Zugriff auf Live-Aufnahmen aus unseren Visumantragszentren anfordern.

3.6. Internationale Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Aufgrund der Art unseres Geschäfts können Ihre personenbezogenen Daten über die Grenzen Ihres Landes hinaus übertragen werden. Mit der Beantragung eines Visums oder einer anderen verwandten Dienstleistung werden Ihre personenbezogenen Daten an das Land oder die Regierungsbehörde übermittelt, bei der Sie sich bewerben.

Wir halten die geltenden gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der internationalen Übermittlung personenbezogener Daten ein.

4.1. Wie erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erfassen personenbezogene Daten über Sie, wenn Sie unser Visumantragszentrum (VAC) als Besucher aufsuchen und/oder wenn Sie einige unserer Zusatzleistungen in Anspruch nehmen und/oder wenn Sie unsere Webseite besuchen.

4.2. Welche Daten erfassen wir?

Wir verwenden, speichern oder verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung, einschließlich:

• Persönliche Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift usw.
• Finanzdaten: Zahlungsinformationen.
• CCTV-Bilder zur allgemeinen Überwachung.

Wenn wir personenbezogene Daten über Formulare erfassen, einschließlich elektronischer Formulare, kennzeichnen wir Pflichtfelder mit einem Sternchen. Die Nichtbereitstellung der mit Stern gekennzeichneten Daten kann dazu führen, dass Sie keinen Zugang zu unseren Diensten erhalten.

4.3. Wie werden Ihre personenbezogenen Daten verwendet?

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals und verwenden sie nicht ohne Ihr direktes Wissen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten nutzen, um:

• Ihnen von TLScontact oder vertrauenswürdigen Partnern auf eigenes oder deren Konto angebotene Zusatzleistungen bereitzustellen und Ihre Zahlungen zu verarbeiten (unabhängig davon, ob diese Leistungen direkt mit dem Visumantrag verbunden sind);
• die Sicherheit der Mitarbeiter, Besucher, Kunden und Räumlichkeiten von TLScontact zu gewährleisten;
• Ihre Anfragen zu beantworten und/oder Streitigkeiten im Zusammenhang mit TLScontact-Diensten zu klären;
• Ihr Feedback zu unseren Dienstleistungen einzuholen, um deren Qualität zu verbessern. Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt solcher Fragen jederzeit über die Seite „Feedback und Beschwerden“ widerrufen oder unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren;
• Ihnen Marketingmitteilungen zu senden (mit Ihrer Einwilligung). Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung geben wir Ihre Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte weiter. Diese Einwilligung können Sie jederzeit online widerrufen.

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

• Ihre Einwilligung, wenn wir Ihre Daten zur Erbringung der gewünschten Dienstleistungen, zur Bearbeitung von Anfragen und Zahlungen verwenden;
• berechtigte Interessen von TLScontact (sofern Ihre Rechte nicht überwiegen), wenn wir Ihre Daten zur Bearbeitung allgemeiner Anfragen, zur Einholung von Feedback oder zum Schutz unserer Mitarbeiter, Besucher und Räumlichkeiten verarbeiten;
• Ihre Einwilligung für Marketingkommunikation;
• gesetzliche Verpflichtungen, denen wir unterliegen.

4.4. Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?

Wir überprüfen regelmäßig unsere Aufbewahrungsfristen. In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist (d. h. während der Bereitstellung der Dienstleistung, während Ihres Aufenthalts in unseren Räumlichkeiten, maximal 1 Monat für CCTV-Aufnahmen und maximal 1 Jahr ab dem letzten Kontakt mit Ihnen bezüglich Marketingkommunikation, sofern gesetzlich erlaubt). In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten länger aufzubewahren.

4.5. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

TLScontact- und Teleperformance-UnternehmensgruppenWir können Ihre personenbezogenen Daten mit Unternehmen der TLScontact- oder Teleperformance-Gruppe teilen, wenn dies zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, zur Bereitstellung relevanter Dienstleistungen oder zur Einholung Ihres Feedbacks erforderlich ist.

Dritte aus rechtlichen GründenWir teilen personenbezogene Daten mit Dritten, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und auf Anfragen von Regierungsbehörden zu reagieren, einschließlich Strafverfolgungs- und anderer öffentlicher Behörden, auch außerhalb Ihres Wohnsitzlandes.

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sindWir können Ihre personenbezogenen Daten an Drittanbieter, Subunternehmer und andere verbundene Organisationen weitergeben, um Aufgaben für Sie zu erledigen und Dienstleistungen in unserem Auftrag zu erbringen. Wir geben nur Daten weiter, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.

Die Dienstleister, die uns unterstützen, sind beispielsweise:

• Technologische Dienstleister zur Bearbeitung Ihrer Anträge;
• Dienstleister und Partner im Bereich Logistik, Transport und Zustellung und deren Partnerunternehmen.

Bevor wir personenbezogene Daten weitergeben, stellen wir sicher, dass alle Dienstleister vertraglich verpflichtet sind und nachweisen können, dass Ihre personenbezogenen Daten:

• sicher und vertraulich behandelt werden,
• nur so lange gespeichert werden, wie es zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist,
• nur für die angeforderte Dienstleistung verwendet werden,
• nicht für Marketingzwecke Dritter genutzt werden, außer Sie stimmen dem zu.

4.6. Internationale Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Aufgrund der Natur unseres Geschäfts können Ihre personenbezogenen Daten über die Grenzen Ihres Landes hinaus übertragen werden. Mit der Beantragung eines Visums oder einer anderen damit verbundenen Dienstleistung stimmen Sie der Übermittlung an das Zielland oder die zuständige Behörde zu.

Wir halten alle geltenden gesetzlichen Anforderungen an die internationale Übermittlung personenbezogener Daten ein.

Wir möchten sicherstellen, dass Sie die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten behalten. Dazu gehört, dass Sie Ihre Rechte verstehen, die wie folgt lauten:

• Zugriff – das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und eine Kopie der Daten zu erhalten, die wir derzeit speichern.
• Berichtigung – das Recht, die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Löschung – das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (dies ist jedoch kein absolutes Recht und TLScontact kann gesetzliche oder legitime Gründe haben, solche personenbezogenen Daten aufzubewahren).
• Einschränkung – das Recht, in bestimmten Fällen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.
• Widerspruch – das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketing oder in anderen Situationen gemäß den geltenden Gesetzen zu widersprechen.
• Widerruf – Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen, indem Sie der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Betroffenenanfrage folgen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf Ihrer Einwilligung oder das Nichtbereitstellen der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten Auswirkungen haben und die Bearbeitung von angeforderten oder aktuell genutzten Dienstleistungen stoppen kann.

Um Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten auszuüben, müssen Sie uns direkt oder über die Seite für Feedback und Beschwerden kontaktieren, das kurze Anfrageformular ausfüllen und die Kategorie „Anfrage personenbezogener Daten“ im Feld „Grund für Kontaktaufnahme“ auswählen. Sie können diese Rechte auch durch Kontaktaufnahme mit der diplomatischen Vertretung ausüben, wenn diese Rechte den Visum- oder Einwanderungsantrag betreffen.

Alle Anfragen sind kostenlos.

Wenn die Anfrage bei TLScontact eingegangen ist, senden wir Ihnen eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Anfrage und werden diese ohne unangemessene Verzögerung bearbeiten oder an unseren Auftraggeber weiterleiten.

Wir oder unser Auftraggeber können Sie kontaktieren, um Ihre Anfrage zu klären, zusätzliche Informationen anzufordern oder Ihre Identität vor der Verarbeitung zu überprüfen.

Falls Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte beeinträchtigt wurden, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

„Profiling“ bezeichnet jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, personenbezogene Daten zu verwenden, um bestimmte persönliche Aspekte einer natürlichen Person zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich der Arbeitsleistung, der wirtschaftlichen Situation, der Gesundheit, der persönlichen Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, des Verhaltens, des Aufenthaltsortes oder der Bewegungen dieser Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Um Ihnen personalisierte Dienstleistungen anzubieten, verwenden wir Profiling mit den Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, wie z. B. Alter oder Standort. Wir sind der Ansicht, dass wir ein berechtigtes Interesse an diesem Profiling haben, da die Verarbeitung dieser Daten für Sie vorteilhaft ist, da sie Ihnen ermöglicht, Ihre Nutzererfahrung zu verbessern und auf unsere zusätzlichen Dienste entsprechend Ihrer Eigenschaften zuzugreifen.

Die oben genannten Verantwortlichen (unsere Auftraggeber, z. B. diplomatische Vertretungen) können ebenfalls Profiling verwenden.

Für weitere Informationen zur möglichen Nutzung von Profiling durch den Auftraggeber wenden Sie sich bitte an die zuständige diplomatische Vertretung.

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Wenn eine externe Website personenbezogene Daten von Ihnen anfordert (z. B. im Zusammenhang mit einer Bestellung von Waren oder Dienstleistungen), unterliegen die von Ihnen bereitgestellten Daten nicht dieser Datenschutzerklärung. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung jeder Website zu lesen, bevor Sie personenbezogene Daten angeben.

Beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen bei einem der Unternehmen, auf die unsere Website verweist, schließen Sie einen Vertrag mit diesen Unternehmen (und akzeptieren deren Geschäftsbedingungen) und nicht mit TLScontact ab.

Wir werden diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen, um sicherzustellen, dass sie stets aktuell ist und genau widerspiegelt, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden. Die aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung wird immer auf unserer Website veröffentlicht. Im Falle wesentlicher Änderungen werden wir Sie auf geeignete Weise informieren.

Datenschutzerklärung zuletzt aktualisiert am 15. Januar 2025